e-Factureren voor Ondernemers

Wat is e-factureren

Een elektronische factuur is een digitaal bestand, dat gemaakt en verwerkt wordt door computers. Een e-factuur ziet er vaak uit als een gewone factuur, maar bevat daarnaast codes, waardoor precies duidelijk is, voor computers, wat de betekenis is van elk woord en bedrag. Het is daardoor helder wat een factuurregel is, het factuurbedrag, het adres of het BTW-nummer. Sommige sectoren hebben bun eigen factuurcodes  (in de zorg, retail, agrarische sector of het uitzendwezen). Er zijn ook sectoroverschrijdende systemen. De meeste boekhoudpakketten kunnen UBL (Universal Business Language) verwerken (zie simplerinvoicing.org of UBLketentest.nl).

E-factureren verschilt wezenlijk van digitaal factureren (het versturen van een PDF of verwerken van een ingescande factuur) of scan&herken oplossingen: een e-factuur kan automatisch worden verwerkt. Een digitale of ingescande factuur moet eerst worden “herkend” voordat hij kan worden ingelezen: de computer stelt bij het inlezen vast, met slimme vuistregels en algoritmes, waar welke informatie op de factuur staat. Vervolgens wordt de herkende factuur omgezet naar een formaat dat door de computer verwerkt kan worden. In die herkenningsslag zit een (klein) foutpercentage: en dat kleine percentage fouten maakt dat mensen handmatig de hoogte van bedragen en rekeningnummers moeten blijven controleren. Dat is foutgevoelig en tijdrovend.

Bij een e-factuur, volledige automatische verwerking, is natuurlijk ook menselijke controle nodig: maar die controle gaat alleen over de vraag of de factuur betaald moet worden en of de factuurbedragen volgens de afspraken zijn. Niet of er bij het inlezen van de PDF of ingescande factuur fouten zijn gemaakt.

De grootste voordelen van e-factureren zitten daarom bij de ontvanger: deze hoeft niet meer te controleren of de vertaalslag van de ontvangen factuur naar verwerking door het boekhoudpakket of een ander systeem juist heeft plaatsgevonden. De verzender heeft als voordeel dat er minder fouten ontstaan bij de verwerking van een factuur.

 

Wat u moet weten over e-factureren:

Fiscaal en juridisch.

De papieren en elektronische factuur hebben sinds 2009 dezelfde status: de vorm (digitaal of op papier) doet er niet toe, als de factuur maar de verplichte informatie bevat (zie hier).  De ontvanger van een digitale factuur mag deze echter weigeren. Expliciet toestemming vragen om te e-factureren is niet nodig: als de ontvanger betaalt, geldt dat als toestemming.

Een ondernemer moet, als hij over een (papieren of digitale) factuur BTW terugvordert, kunnen bewijzen dat een factuur authentiek (dat de factuur werkelijk door de verzender is verstuurd) en integer (onveranderd) is, en dat de factuur gaat over een dienst die echt op deze manier heeft plaatsgevonden of is geleverd. De bewijzen die dat aantonen moeten gemakkelijk gecontroleerd kunnen worden: bijvoorbeeld een (digitaal) bankafschrift, pakbon, een opdrachtbevestiging of contract.

Een e-factuur biedt allerlei mogelijkheden om authenticiteit en integriteit te bewijzen. Een overzicht van al die manieren geven de “compliance guidelines”: zie daarvoor de pagina voor “intermediairs” (accountants- en administratiekantoren). En boekhoudpakketten en gespecialiseerde factuurdienstverleners bieden diensten aan die (kleine) ondernemers helpen om de integriteit en authenticiteit van e-facturen: zie hier )

Factuurfraude

fraude met facturen, op papier of digitaal, is aantrekkelijk voor criminelen en ondernemers vormen een geliefd doelwit. Bij de fraudehelpdesk kunt u terecht wanneer u een factuur niet vertrouwt of slachtoffer bent van fraude.

Virussen en ransomware.

Voorkom dat u slachtoffer wordt van een computervirus of ransomware (maakt uw gegevens ontoegankelijk, totdat u “losgeld” hebt betaald). Zorg er voor dat uw computers goed zijn beveiligd (https://veiliginternetten.nl/themes/zakelijk/veilig-bedrijfsnetwerk/)  en tref bij het openen van E-facturen en digitale facturen in de e-mail altijd een aantal voorzorgsmaatregelen:

  • Klik nooit “dubbel” op een factuur, die aan een e-mail is toegevoegd, maar sla de factuur eerst op (in Windows door de factuur te selecteren en met de rechter muisknop “opslaan als” te kiezen).
  • Laat uw virusscanner het document vervolgens checken en/of open de factuur vervolgens vanuit uw boekhoudpakket of tekstverwerker. Als er iets niet in orde is, komen er foutmeldingen en kunt u het beste (telefonisch) met de verzender contact opnemen.
  • Als het een “zip-bestand” is, kunt u dit het beste eerst uitpakken (niet dubbelklikken!) en controleren.

Zie bij veiliginternetten.nl wat u kunt doen in uw organsatie om uw computer te beschermen  en wat u moet doen als u slachtoffer wordt van een virus of ransomware.

 

 

Disclaimer