e-Factureren voor overheden

Ieder jaar versturen bedrijven zo’n 15 miljoen facturen per post naar de overheid. Deze facturen worden deels nog met de hand verwerkt en dat is foutgevoelig en niet erg efficiënt. Daarom stimuleert de overheid bedrijven elektronische facturen te verzenden naar de overheid. Vanaf 1 januari 2011 mogen bedrijven al hun facturen voor de Rijksoverheid elektronisch indienen.

Deze ontwikkeling naar e-factureren is niet alleen gaande in Nederland gaande, maar in alle Europese lidstaten. De Europese richtlijn (2014/55/EU) stelt verplicht dat eind 2018 alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen. In de Nederlandse aanbestedingswet wordt in 2016 opgenomen dat bij nieuwe contracten met leveranciers e-factureren verplicht is (zie hier voor de details). De aanbestedende diensten kunnen hulp krijgen van het Expertisecentrum Aanbesteden (PIANOo) bij het invoeren van elektronisch factureren.

Een aanbestedende dienst die e-facturen wil ontvangen moet een keuze maken over het verzendkanaal (voor Rijksoverheden de Digipoort, voor andere aanbestedende diensten kan dat een factuurnetwerk zijn als Simplerinvoicing zijn of e-mail) en over het formaat van de e-factuur. Over verzendkanalen en formaten is meer informatie te vinden bij PIANOo.

Aanbestedende diensten kunnen in Nederland gebruik maken van de infrastructuur voor e-factureren, die de afgelopen jaren is ontwikkeld. Veel administratieve pakketten en factuurdienstverleners afspraken gemaakt over uitwisselingsformaten en beveiliging van het verzendkanaal via Simplerinvoicing. Het afgesproken formaat is  UBL-SI (UBL staat voor Universal Business Language). Een  wereldwijde standaard als UBL is zo uitgebreid, dat afspraken gemaakt moeten worden welke velden precies worden toegepast: die afspraken zijn vastgelegd in het Simplerinvoicing netwerk onder de naam: UBL-SI.
In de UBL Ketentest testen boekhoud- en ERP-systemen of ze elkaars UBL-SI foutloos kunnen verwerken: de ketentest besteedt geen aandacht aan het verzendkanaal: dat kan e-mail zijn of het simplerinvoicing netwerk.

 

Disclaimer