Factuurdienstverleners

De informatie op deze pagina is geschreven vanuit het perspectief van dienstverleners, die diensten aanbieden rond het genereren, verzenden, ontvangen en verwerken van e-facturen.

Er komen vijf thema’s aan bod:

Waarom e-factureren: de winst

De belangrijkste winst van e-factureren is voor de ontvanger: het volledig automatisch en daarmee foutloos kunnen verwerken van de elektronische factuur. Het verwerken van een e-factuur kost minder tijd en geld omdat gegevens niet meer worden overgetikt of ingescand. Het opsporen en oplossen van verwerkingsfouten kost gewoonlijk veel tijd. E-Factureren is natuurlijk slechts een schakel in de hele proces van bestellen en betalen: het optimaliseren van die processen binnen een bedrijf is nodig om de voordelen van digitale informatie-uitwisseling volledig te benutten.

Ook de verzender van een factuur heeft voordelen: er is een besparing op portokosten en het afhandelen en bewaren van een digitale factuurstroom is goedkoper dan bij een factuurstroom op papier. Als de ontvanger van de factuur deze foutloos verwerkt zijn er lagere faalkosten en vaak snellere verwerking en betaling

Vergelijking van de e-factuur met PDF of scan&herken

Bij scannen en herkennen wordt een factuur gescand en de scan omgezet naar karakters (herkennen). Aan die karakters moet vervolgens betekenis worden toegekend (iedere factuur heeft immers een eigen opmaak en BTW-nummers, adres en de factuurregels moeten worden herkend). Tenslotte wordt de herkende, betekenisvolle, informatie verwerkt door de computer van de ontvanger. De omzetting kent altijd een (kleine) foutmarge, waardoor menselijke controle op cruciale data als de hoogte van bedragen of bank- en BTW-nummers nodig blijft.

Ook een PDF moet worden omgezet naar een machine-leesbaar formaat: de karakters zijn wel machine-leesbaar, maar de betekenis daarvan is niet automatisch duidelijk. Iedere PDF-factuur heeft een eigen opmaak en slimme algoritmes moeten ontdekken wat de betekenis is van verschillende woorden en getallen. In het toekennen van de betekenis ontstaan soms fouten en daarom blijft ook bij een PDF controle op omzettingsfouten noodzakelijk.

Bij een e-factuur zijn afspraken gemaakt over de opmaak van de factuur: de benaming van de velden, hun betekenis. De interpretatie van getallen is eenduidig. Daardoor zijn bij een automatisch ingelezen e-factuur de cruciale gegevens correct.

Vaak worden een e-factuur (leesbaar door de computer) en een PDF (leesbaar door de ontvanger) gecombineerd in een elektronisch verzonden factuur. PDF maakt het ook mogelijk om een machine-leesbare versie mee te sturen in een PDF.

Formaten voor e-factureren

Er zijn veel verschillende formaten e-facturen en die verscheidenheid heeft een functie: een formaat weerspiegelt vaak de specifieke behoeften van een sector of samenwerkingsverband. Supermarkten, uitzendbranche of bouw- of de agrarische sector hebben zulke verschillende bestel- en factureringsprocessen, dat een zelfde formaat een utopie en vaak zelfs onwenselijk is.
Dat laat onverlet dat er nog veel te bereiken op het gebied van harmonisatie: de Europese Commissie wil in 2017 een Europese standaard realiseren. De belangrijkste en meest gebruikte standaard UBL (Universal Business Language) worden: vooruitlopend daarop hebben in Nederland een aantal grote Billing Service Providers en Boekhoudpakketten besloten UBL te gebruiken (Simpler Invoicing en UBL ketentest).

Het Forum e-Factureren, eigenaar van deze site, is, met de fora in andere lidstaten (zie EMSFEI, een klankbord voor de experts die deze standaard voorbereiden. Neem contact op met het forum, via het contactformulier voor meer informatie.

Betrouwbaar E-factureren: spookfacturen, factuurfraude

Betrouwbaar e-factureren betreft drie aspecten: de integriteit (is de factuur onveranderd), authenticiteit (van wie is de factuur afkomstig), materialiteit (verwijst de factuur naar een transactie die werkelijk heeft plaatsgevonden).

Hoe correct een e-factuur ook wordt ingelezen in een administratie, de vraag blijft of een factuur integer (onveranderd) en authentiek is (echt afkomstig is van de verzender). De factuur zal geboekt en betaald moet worden en dan is de vraag: of de dienst of levering die wordt gefactureerd ook echt heeft plaatsgevonden (materialiteit).

Er zijn diverse oplossingen bij e-facturering, om deze beoordeling van authenticiteit, integriteit en materialiteit eenvoudiger en beter te maken en te automatiseren.

Kleine bedrijven en ZZP-ers, die maar enkele facturen per maand ontvangen zullen deze controles op authenticiteit, integriteit en de materialiteit vooral handmatig plaatsvinden: door de ontvangen factuur te vergelijken met andere documenten in het bedrijf zoals een opdrachtbevestiging, offerte, pakbon of mailcorrespondentie. Het is belangrijk de documenten of de uitslag van de controles te bewaren waartegen de factuur is vergeleken: bij juridische of fiscale conflicten kunnen die documenten integriteit en authenticiteit aannemelijk maken. Ook de materialiteit, de vraag of de dienst of levering waar de factuur betrekken op heeft, echt heeft plaatsgevonden, wordt op deze manier gecontroleerd.

Organisaties die meer facturen ontvangen nemen vaak extra maatregelen om authenticiteit en integriteit te waarborgen, ook bij papieren facturen. Bijvoorbeeld door een “onboarding”-procedure waarbij voordat de (papieren) factuur wordt gestuurd afspraken te maken: zoals een uniek kenmerk af te spreken met de verzender (inkooporder, ordernummer of referentienummer). Binnen de organisatie zijn dan nog weer fiatteringsprocedures om te voorkomen dat er ook een echte dienst of levering heeft plaatsgevonden (materialiteit). Of door voorafgaand aan de factuur de gegevens van de verzender te registreren, die weer terug moeten komen op de factuur en afspraken te maken hoe de factuur wordt opgesteld.

Bedrijven die veel facturen ontvangen of verzenden gebruiken vaak ook technische maatregelen om authenticiteit en integriteit te waarborgen. Bijvoorbeeld door van de verzender te eisen dat deze aansluit op een factuurnetwerk en daarbij gebruik maakt van een specifiek factuurformaat. De rijksoverheid is een voorbeeld van zo’n organisatie die veel facturen ontvangt: de overheid eist dat verzenders van facturen eerst aansluiten op de Digipoort en eist het formaat OHNL of HR-XML (Gegevensuitwisseling overheid). Zo eisen veel supermarkten, bedrijven in de agrarische sector of bouw en zorgorganisaties aansluiting op het GS-1 netwerk en gebruik van de GS1 standaarden (zie http://www.gs1.org/,Sales in de bouw). Het SimplerInvoicing netwerk hebben factureer-dienstverleners onderling afspraken gemaakt over het bewaken van integriteit en authenticiteit van facturen en de onboarding: in het netwerk zijn waarborgen opgenomen zodat alleen betrouwbaar ge├»dentificeerde en geautoriseerde klanten e-facturen kunnen sturen en ontvangen. Via het SimplerInvoicing netwerk kunnen ook facturen naar de Rijksoverheid worden verzonden.

Dienstverleningsmodellen

De verscheidenheid aan factuurformaten (digitaal, maar ook op papier), de grote verschillen in manieren om authenticiteit (herkomst) en integriteit (ongewijzigd) van een factuur vast te stellen leiden tot een complexiteit waar factuurdienstverleners op in spelen. Het klassieke dienstverleningsmodel is dat de factuurdienstverlener die complexiteit oplost voor de eigen klanten: het 3-cornermodel. Het is zaak voor een factuurdienstverlener, die bouwt op zo’n 3-cornermodel, om een zo groot mogelijk netwerk op te bouwen en daarvoor worden vaak bilaterale afspraken gemaakt met concurrenten om facturen uit te wisselen.
Meer geavanceerd is het 4 cornermodel, waarbij factuurdienstverleners niet meer bilateraal, maar over de sector heen afspraken maken. Een voorbeeld daarvan is SimplerInvoicing.
Natuurlijk is het ook altijd nog mogelijk om elkaar direct een factuur te sturen: het 2-corner model. De zender en ontvanger maken dan onderling afspraken over formaten en integriteit/authenticiteit. De UBL ketentest faciliteert dit 2-cornermodel. Daarin hebben meer dan 70 partijen partijen afspraken gemaakt over het technische formaat van facturen en deelnemers hebben getest of ze elkaars e-facturen kunnen verwerken. De verzender en ontvanger moeten zelf maatregelen nemen om authenticiteit en integriteit te borgen en zelf onveilige e-facturen scheiden van veilige.

In Nederland zijn meer dan honderd en in Europa meer dan 450 E-factuurdienstverleners van divers pluimage bekend. In Nederland zijn veel van deze dienstverleners verbonden door het Platform E-Factureren.

Disclaimer